Yöneticinin en önemli görevleri nedir diye sorsalar en başlara iş atamasını alırım.
Normal şartlarda yöneticiler daha önceki başarılarından dolayı yönetici yapılır. Bir üst pozisyona yükselen kişinin işleri daha da artacağı için tek başına her şeye yetişemeyecektir.
Yöneticiden artık işi yapması değil,yaptırması beklenmektedir. Fakat bir çok yönetici bu konuda ciddi hatalar yapmaktadır. Çoğu kez işler daha "hızlı olsun" diye görevi ekibinden birine devretmeyerek kendisi yapmak istemektedir. İlk bakışta bu yaklaşım mantıklı gibi gelse de uzun vadede ciddi bir kriz oluşturacaktır:
Peki "yöneticimsiler" niçin delegasyon yapmak istemezler?
"Ben olmazsam tüm işler durur" mantığı! da atama yeteneksizlik göstergesidir. İyi bir yönetici hem kendi rahatı hem de şirketin geleceği için mutlaka ekibine görev dağılımı yaparak sonrasında denetlemelidir. Ayrıca kişilerden bağımsız bir yapı kurulabilmesi için tüm işlerin ve süreçlerin merkezi bir dokümantasyon sisteminde kayıt altında tutulması gerekir.
Haftalık olarak toplantılar yapılarak o hafta yapılan işlere ilişkin teknik ve idari raporlar,makaleler yazılması talep edilmelidir. Mümkünse ekibe yeni katılacak kişilerin öğrenme sürecini hızlandırmak için şirket içi eğitim videoları hazırlanmalı. Bunlar şirket içi bir dosya sunucusunda saklanmalıdır.
Teknik olarak ekibinizi besledikten sonra kendilerini geliştirmeleri,risk alabilmeleri için onlara iş atamaları yapmanız gerekir. En başta hata olması durumunda ciddi sorunlar olmaması için küçük işleri yapmalarını isteyebilirsiniz. En az hata için ilk başlarda yapılan tüm işleri tek tek kontrol edebilirsiniz. İşi verdiğiniz kişinin tüm süreçleri yazılı hale getirmesini istersiniz. Hatta işi yapmadan önce neleri nasıl yapacağını rapor şeklinde isterseniz hata payını en aza indirmiş olursunuz.
Ayrıca yapılan iş yazılı hale geldiği için aynı işi yapacak bir başka kişi dökümanları okuyarak hatasız ve hızlıca yol alabilecektir.
Buna en güzel örnek bir bebeğin yürümeye başlamasıdır. Bebek düşecek diye onu kendi başına bırakmazsanız bebeğiniz 50 yaşına gelse de yürümeyi öğrenemeyecektir.
Unutmayın ki delegasyon demek "al bu işi nasıl yaparsan yap" demek değildir. Bunun adına delegasyon değil baştan savma denir!...
Eğer ekibiniz delege edilen işleri yapmıyorsa bunun sebeplerini araştırmalısınız. Sorunun sebebi kişinin kendisi ise belki de daha heyecanlı ilgili kişileri işe almanın vakti gelmiştir.
Siz gittikten sonra işler duruyorsa bunun sebebi çok başarılı olduğunuz için değil, kişiden bağımsız bir yapı kuramadığınız içindir. Eğer delegasyon yöntemi ile bilgiyi tabana yaysaydınız herşey bir saat gibi işleyecekti.
Özetle "Delege edebildiğin kadar yöneticisin!"
Normal şartlarda yöneticiler daha önceki başarılarından dolayı yönetici yapılır. Bir üst pozisyona yükselen kişinin işleri daha da artacağı için tek başına her şeye yetişemeyecektir.
Yöneticiden artık işi yapması değil,yaptırması beklenmektedir. Fakat bir çok yönetici bu konuda ciddi hatalar yapmaktadır. Çoğu kez işler daha "hızlı olsun" diye görevi ekibinden birine devretmeyerek kendisi yapmak istemektedir. İlk bakışta bu yaklaşım mantıklı gibi gelse de uzun vadede ciddi bir kriz oluşturacaktır:
- İşi sadece yeni yönetici bildiği için her işe kendisi koşacak. İnsanların yöneticisi olacakken, işler kendisinin yöneticisi olacaktır. Günün sonunda elimizde yönetici değil, çok gayretli bir hamal olacaktır.
- İş delegasyonu yapılmadığı için ekip üyeleri kendisini değersiz hissedecektir. Kendisini gösteremediği için bölüm/iş değiştirme yoluna gidecektir.
- Yönetici teknik işleri yapmaktan idari işleri yönetemediği için bir süre sonra kendisini mutsuz hissedecektir.
- Tüm süreçlere sadece yönetici bildiği için yöneticinin yokluğunda işler çıkmaza girecektir.
Peki "yöneticimsiler" niçin delegasyon yapmak istemezler?
- Ekiplerine teknik güveni yoktur.
- Kendisi yaparsa işlerin daha iyi ve hızlı olacağını düşünmesi
- "ipleri eline tutma" isteği!....
- Yönetici olamadığını/olamayacağını kendisi dahil kimse bilmiyordur.
"Ben olmazsam tüm işler durur" mantığı! da atama yeteneksizlik göstergesidir. İyi bir yönetici hem kendi rahatı hem de şirketin geleceği için mutlaka ekibine görev dağılımı yaparak sonrasında denetlemelidir. Ayrıca kişilerden bağımsız bir yapı kurulabilmesi için tüm işlerin ve süreçlerin merkezi bir dokümantasyon sisteminde kayıt altında tutulması gerekir.
Haftalık olarak toplantılar yapılarak o hafta yapılan işlere ilişkin teknik ve idari raporlar,makaleler yazılması talep edilmelidir. Mümkünse ekibe yeni katılacak kişilerin öğrenme sürecini hızlandırmak için şirket içi eğitim videoları hazırlanmalı. Bunlar şirket içi bir dosya sunucusunda saklanmalıdır.
Teknik olarak ekibinizi besledikten sonra kendilerini geliştirmeleri,risk alabilmeleri için onlara iş atamaları yapmanız gerekir. En başta hata olması durumunda ciddi sorunlar olmaması için küçük işleri yapmalarını isteyebilirsiniz. En az hata için ilk başlarda yapılan tüm işleri tek tek kontrol edebilirsiniz. İşi verdiğiniz kişinin tüm süreçleri yazılı hale getirmesini istersiniz. Hatta işi yapmadan önce neleri nasıl yapacağını rapor şeklinde isterseniz hata payını en aza indirmiş olursunuz.
Ayrıca yapılan iş yazılı hale geldiği için aynı işi yapacak bir başka kişi dökümanları okuyarak hatasız ve hızlıca yol alabilecektir.
Buna en güzel örnek bir bebeğin yürümeye başlamasıdır. Bebek düşecek diye onu kendi başına bırakmazsanız bebeğiniz 50 yaşına gelse de yürümeyi öğrenemeyecektir.
Unutmayın ki delegasyon demek "al bu işi nasıl yaparsan yap" demek değildir. Bunun adına delegasyon değil baştan savma denir!...
Eğer ekibiniz delege edilen işleri yapmıyorsa bunun sebeplerini araştırmalısınız. Sorunun sebebi kişinin kendisi ise belki de daha heyecanlı ilgili kişileri işe almanın vakti gelmiştir.
Siz gittikten sonra işler duruyorsa bunun sebebi çok başarılı olduğunuz için değil, kişiden bağımsız bir yapı kuramadığınız içindir. Eğer delegasyon yöntemi ile bilgiyi tabana yaysaydınız herşey bir saat gibi işleyecekti.
Özetle "Delege edebildiğin kadar yöneticisin!"
bu konuda, Güzel, akıcı ve doyurucu bir yazı.
YanıtlaSilEline sağlık.