PMP Okumaları:WBS(Work Breakdown Structure)

WBS(work breakdown structure) Türkçe tercümesi olarak "İş Ayrışım Yapısı" ,"İş kırılım yapısı"  veya iş kırılım ağacı  kullanılmaktadır. Açıkcası iş kırılım yapısı daha cazip geldi.

• WBS,projenin ana iş paketlerinin hiyerarşik bir şekilde anlatıldığı dökümandır.
• Proje yönetimindeki en önemli dökümanlardan birisidir.
• Projenin maliyetini,zamanını,planlanan kaynaklarını tahmin etmek için kullanılır.
• Projenin süreçleri WBS kırılımlarındaki tahmin ve ölçümlere dayanlı olarak ilerleyecektir.
• Projeyi iş paketi ve teslimat(deliveries) odaklı olarak daha alt parçalara ayırma amaçlanmıştır.
• Ürün,veri,hizmet WBS'in birer parçası olabilir.
• WBS tasarımında uygulanan tek bir doğru yol yoktur.
•  WBS oluşturmak için parçalama(decomposition) tekniği kullanılır. Bu teknik sayesinde iş paketleri daha küçük parçalara bölünür.Küçük parçalar için daha kolay maliyet,zaman ve kaynak tahmini yapılır. Aynı şekilde küçük parçalar için daha kolay performans ölçümleri ve kontroller yapılabilir.
• WBS yapısı Ağaç yapısı şeklinde gösterilir. WBS'in derinlik(level)  seviyesi proje yöneticisi tarafından belirlenir. Fakat ilk seviye her zaman projenin kendisidir. Projenin büyüklüğüne göre seviyeler istenildiği kadar artırılabilir. WBS'deki en son seviyeye "iş paketi seviyesi" denir.

PMBOK'a göre parçalama 5 adımdan oluşur:

1.  Teslimatları ve işi tanımla
2. WBS organizasyonu
3. WBS bileşenlerini bir alt kademe parçalarına ayır
4. Tanımlama kodlarını ata
5. WBS'i doğrula

Not: Kaynakları tanımlamak decomposition sürecinin ana görevlerinden biri değildir.

WBS Girdileri:

• Proje kapsam beyanı(Project scope statement):Proje teslimatlarını içerir.
• Gereksinimler dökümanı(requirements documentation): Projenin iş ihtiyaçlarını gereksinimlerinin nasıl karşıladığını tanımlar.
• Organizasyon süreç varlıkları(Organizational process assets): Bu süreç, organizasyon süreç varlıkları,  politika, prosedür, ve WBS şablonlardan gelen tarihsel bilgileri kullanmaktadır.

WBS Oluşturma sürecinin çıktıları:

• WBS: WBS'i aşağıdaki şekillerde yapılandırabilirsiniz.
• Büyük teslimatlar(major deliveries) 
• Alt projeler
• Proje fazları

• WBS sözlüğü:Her bir WBS bileşenini daha detaylı olarak açıklayan doküman. PMBOK'a göre bu sözlük aşağıdaki bileşenlerden oluşur.
•  Hesapların tanımlayıcı kod: Bu kodlar WBS elementlerinin maliyetlerini takip etmek için kullanılır.
• Bileşenin iş tanımı
• Bileşeni tamamlanmasından sorumlu organizasyon
• Planlanan kilometre taşları listesi
• Planlanan kilometre taşları ile ilişkili planlanan aktiviteler listesi
• İhtiyaç duyulan kaynaklar
• Maliyet tahminleri
• Kalite kriterleri
• Kabul kriterleri
• Teknik referanslar
• Sözleşme Bilgileri
• Kapsam referans noktası(Scope baseline):WBS,Onaylanmış kapsam bildirimi(scope statement) ve WBS sözlüğünü içerir. Bu dökümanlar projede yapılacak tüm işleri belirtir.
• Proje dökümanı güncellemesi

PMP Okumaları: Project Charter

Türkçesi Proje beratı veya proje başlatma belgesi anlamlarına geliyor. En genel anlamıyla project charter oluşturmak projeyi organizasyona sunmak demektir.
Project charter genel olarak şu konuları içerir.

• Projenin ihtiyaçlarını ve amaçlarını belirler.
• Projenin onaylandığını gösteren ilk belgedir.
• Üst seviyede(genel) olarak projeyi özetler
•  Rol ve sorumlulukları tarif eder
• Project başlama dökümanı RFP(request for proposal)'ye göre daha kısadır ve RFP'ye atıfta bulunur.
• Projenin başlatılma sebeplerini içerir.
• Projenin hedefleri ve kısıtlamalarını belirler.
• Projenin kilometre taşlarını(milestones) belirler.
• Proje organizasyon yapısını belirler.
• Başarı kriterlerini belirler.
• Fırsatları ve riskleri içerir.

Proje charter dökümanı yayınlandığında proje süreci başlamış ve proje yöneticisi görevlendirilmiş demektir. Tüm proje üyelerine başarılar dileriz.

Mindjet programı kullanıyorsanız ön tanımlı taslaklarda hazır gelen project charter zihin haritalamasını kullanarak kendinize özel proje başlama belgesi oluşturabilirsiniz.

Mindjet ile yapılmış bir project charter dökümanını http://mindmapblog.com/?p=4069 adresinden inceleyebilirsiniz.

Mindjet ile gelen ön tanımlı project charter taslağının ekran görüntüsü aşağıdaki gibidir.